Data verzamelen, automatisch verwerken, analyseren, controleren, toepassen, presenteren en verzenden. Wie gaat dat allemaal overzien? Accountants! Welkom in 2025: de accountant als dataregisseur.
In allerlei sectoren krijgt data een hoofdrol in de dagelijkse bedrijfsvoering. Door data te standaardiseren en toegankelijk te maken, kunnen bedrijven beter voorspellen en signaleren. Als data het nieuwe fundament is voor andere sectoren, dan is het naïef om te denken dat dit in de accountancysector niet zou gaan spelen.
De kunst is om data op de juiste wijze te verzamelen, te verwerken en veilig aan te leveren aan uitvragende partijen, liefst met een digitale handtekening als waarborg. Maar de grootste uitdaging zit in het geven van goed advies aan de klant op basis van die data. Iedere klant is uniek in haar informatiebehoefte en sturing. Dus hoe geven accountants het juiste advies op het juiste moment?
Het antwoord op deze vraag ligt in de mate van aanwezige interne kennis van de klant, data en technologie. De volgende vijf aandachtsgebieden helpen acountants daarbij en bereiden hun kantoor voor op hun rol als dataregisseur.
Cloud first
De kracht van data is om informatie uit verschillende bronnen te combineren om tot nieuwe inzichten te komen. Data die is opgesloten binnen een serveromgeving is hiervoor minder makkelijk te gebruiken. Daarom worden veel webapplicaties ontwikkeld waarmee data gemakkelijk uitgewisseld kan worden. Als dataregisseur zal de accountant dus vooral uit deze applicaties data verzamelen.
Maar waar accountants binnen hun eigen interne omgeving een compleet beheer konden opbouwen, is het beheer in de cloud gefragmenteerd. Ze zullen dus inzichtelijk moeten maken waar de data zich bevindt, hoe ze deze kunnen verzamelen en zeker ook hoe ze deze kunnen beveiligen.
Door de snelle ‘ver-Saas-ing’ hebben steeds minder kantoren een eigen IT-infrastructuur. Het opzetten van een online werkomgeving vergt een andere inrichting, beheer en beveiliging. En juist op dit vlak zie ik ICT-partijen nog niet voldoende schakelen. Als dataregisseur willen accountants flexibel en op afstand kunnen werken en overal toegang hebben tot de juiste data. Het is dus zaak om op zoek te gaan naar een ICT-partij die hierin kan ondersteunen.
Digitale Identiteit
Zekerheid van data vraagt om zekerheid rondom de identiteit van die data. Uitvragende partijen willen weten van wie data afkomstig is. Gelukkig zijn er al diverse technieken beschikbaar die deze garanties rondom identiteit van data kunnen vastleggen. Databestanden kunnen digitaal worden ondertekend met bijvoorbeeld een beroeps- of een persoonlijk certificaat. Zo is altijd herleidbaar waar de data vandaan komt. Deze digitaal ondertekende data of rapporten worden vervolgens via een laagdrempelig, maar sterk beveiligd platform aan de klant of uitvragende partij aangeboden.
Accountantskantoren zullen dus een omgeving moeten inrichten voor het centraal beheren van identiteiten voor zowel klanten als voor medewerkers. En om datalekken en identiteitsfraude te voorkomen, neemt het belang van beveiliging sterk toe.
Beveiliging & privacy
Het beveiligen van data is cruciaal. Het laatste wat je als accountant wil is dat data gegijzeld wordt of op straat komt te liggen. Lang niet iedereen geeft hier al prioriteit aan. Uit onderzoek van Microsoft blijkt dat 73% van de gebruikers de standaard beschikbare MFA (Multi Factor Authenticatie) niet heeft aanstaan. Alsof je een slot op je deur hebt, maar dat nooit gebruikt!
Het ontbreekt bij veel kantoren aan een visie op databeveiliging. Maar deze visie en bijbehorende operationele uitvoering hoort bij de corebusiness van een dataregisseur.
Automatisering
De presentatie op basis van een rapport maakt plaats voor dynamische rapportage op basis van data. RGS, PSD2, UBL, PEPPOL; allemaal technologieën die de basis kunnen zijn om verwerkingsprocessen automatisch uit te laten voeren. Er zijn voorbeelden dat automatische verwerking van de administratie al tot 85% mogelijk is. Feit is wel dat dit niet binnen enkele dagen gerealiseerd is. Maar kantoren die hier al mee bezig zijn, zijn hier wel succesvol in. Als dataregisseur hebben accountants hiervoor de hele keten nodig: de klant, maar ook de leveranciers van de klant. En het meenemen van mensen in een
andere werkwijze, dat kost gewoon tijd. Dus hoe eerder wordt begonnen met het verzamelen van data, hoe beter. Daarnaast maken veel kantoren nog te veel gebruik van handmatige processen. Juist het automatiseren van processen is steeds
eenvoudiger, door verregaande standaardisatie en digitalisering in de keten en met laagdrempelige automatiseringssoftware.
Als dataregisseur willen accountants data geautomatiseerd verzamelen en laten analyseren. En eenmaal vertrouwd met deze techniek, dan zult u zien dat dit ook bij uw klant kan worden toegepast!
Data-interpretatie
In de interpretatie van data zit de kennis en kunde van de accountancybranche. De toegevoegde waarde van de dataregisseur is om data te combineren met vakkennis en kennis van de klant, en daarmee de klant te informeren en te adviseren. Van data-gestuurd naar inzicht-gestuurd.
Binnen het eigen kantoor is hiervoor al veel data aanwezig. Denk bijvoorbeeld aan interne managementinformatie of administraties met tussentijdse presentaties en prognoses, uitgebreid met de analyses op meta-gegevens zoals verwerkingstijden. Of de kwaliteitsmonitoring van de automatisch ingeboekte administraties. Dit kan gecombineerd worden met administratieve, salaris- en fiscale bronnen. Hieruit kunnen dan slimme triggers gemaakt worden rond advies, subsidies en fiscale regelingen.
Verschil tussen kantoren groeit
De mate waarin kantoren invulling geven aan al deze ontwikkelingen verschilt sterk. Het valt mij op dat kantoren die nieuwe technologieën actief toepassen, een duidelijk zichtbare voorsprong nemen op andere kantoren. Het is daarom tijd om te starten met kennisopbouw. Accountants hoeven niet meteen alles toe te passen, maar ze zullen pas zien hoe het voor ze kan werken als ze ermee aan de slag gaan. Als accountants op deze manier met data gaat werken, leren ze op een andere manier denken. Nu starten om nieuwe technologieën te ontdekken door te investeren in IT-kennis maakt over een paar jaar het verschil.
Wilt u meer weten over hoe digitale transformatie de accountancybranche verandert? Doe mee aan onze online webinar “Future-proof Accountancy” op 15 juni en maak kennis met de laatste trends.
Wilt u meer weten over hoe digitale transformatie de accountancybranche verandert? Doe mee aan onze online webinar “Future-proof Accountancy” op 15 juni en maak kennis met de laatste trends.
Geschreven door
