Met document management geen zorgen over wet- en regelgeving

Met document management geen zorgen over wet- en regelgeving

Sinds 1 januari 2016 is de vernieuwde Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) van kracht. Naast het feit dat hierin is opgenomen dat het verplicht is om datalekken te melden, bevat de Wbp de wettelijke bewaartermijnen van vertrouwelijke documenten. Wanneer één van de nieuwe vastgestelde richtlijnen door een bedrijf wordt overtreden, leidt dat tot een boete van maar liefst €810.000 euro. De opvolger voor de Wbp staat echter ook al klaar: vanaf 25 mei 2018 geldt de Algemene Verordening Gegevensbescherming, waarmee de regelgeving rond privacy en gegevensbescherming binnen Europa gelijkgetrokken wordt. Deze verordening legt nog meer verantwoordelijkheid bij de dataverwerker: u moet als organisatie kunnen aantonen dat u zich aan de wet houdt. Document management biedt de oplossing. Hiermee kunnen de bewaartermijnen en autorisatie namelijk automatisch worden ingeregeld en zijn overtredingen dus verleden tijd. In deze blog worden de uitdagingen rondom de wet- en regelgeving en de voordelen van documentmanagement besproken.

Wirwar van bewaartermijnen

In Nederland geldt voor bijna alle vertrouwelijke documenten een bewaartermijn. Documenten ter inzage voor de belastingdienst moeten bijvoorbeeld zeven jaar worden bewaard. Echter geldt dit niet voor alle documenten. Hierdoor is het voor bedrijven al snel een ingewikkeld geheel van regels en uitzonderingen. Als we kijken naar documenten van zorginstanties, is het bijvoorbeeld verplicht dat de documenten tot een aantal jaar na het overlijden van een patiënt beschikbaar moeten zijn. Hierbij gaat de bewaartermijn dus pas later in. Naast de wettelijk gestelde bewaartermijnen, is er ook een vernietigingsplicht. Wanneer documenten de vastgestelde periode bewaard zijn gebleven, móeten deze worden vernietigd. Zo mag een sollicitatiebrief van een afgewezen kandidaat niet langer dan 4 weken bewaard worden. Het is dan ook logisch dat voor veel bedrijven het op orde houden van document management een flinke uitdaging kan zijn.

Opslaan en terugvinden

De oplossing ligt in een goed ingericht document management systeem. Met de inzet hiervan kan er voor alle verschillende documenten een specifieke bewaartermijn worden ingeregeld. Daarnaast kan slim omgesprongen worden met de zichtbaarheid van documenten. Documenten die u verplicht bewaard, zijn niet altijd meer relevant voor uw bedrijfsproces. Door deze documenten automatisch onzichtbaar te maken, of te verplaatsen, zorgt u er voor dat deze documenten behouden blijven maar niet in de weg staan. Daarnaast bespaart dit kosten. Documenten worden immers niet meer opgeslagen in het vaak dure systeem dat op de voorgrond draait, maar in goedkopere archieflocaties.

Soms worden er behoorlijk hoge kosten gemaakt voor het achterhalen van bepaalde informatie die diep in het archief is weggezakt. Bijvoorbeeld wanneer een organisatie terecht komt in een rechtszaak en alle informatie over een bepaald persoon of bepaalde organisatie moet worden teruggezocht. Met de inzet van een document management systeem met uitgebreide zoekfunctie (om ook binnen documenten zelf te zoeken) wordt het zoeken naar deze specifieke documenten een makkelijke klus en daardoor minder tijdrovend.

Inzet

Wij zien dat onze klanten de wet- en regelgeving rond gegevensbescherming als complex ervaren. Ook zien we de trend dat steeds meer bedrijven waarde hechten aan certificeringen zoals ISO. Hierbij worden eisen gesteld aan bijvoorbeeld het bewerken van persoonsgegevens in documenten. Wanneer alle wet- en regelgeving in een document management systeem wordt vastgelegd, heeft een bedrijf hier geen omkijken meer naar. Dit scheelt niet alleen tijd en kosten, maar maakt ook de weg vrij naar certificeringen en innovatie. Op deze manier slaat iedere organisatie zelfs meer dan twee vliegen in één klap.

Wilt u ook geen omkijken meer hebben naar de wet- en regelgeving rondom bewaartermijnen en de vernietigingsplicht? Wij kunnen met u meedenken over de inrichting van uw document management. Vul het onderstaande formulier in of neem direct contact met ons op via +31 (0) 88 007 85 08.

Contact