Document classificatie

Document classificatie en herkenning

Document classificatie is een belangrijk aspect van Enterprise Content Management. Het is het proces wat ervoor zorgt dat documenten op een betekenisvolle manier worden geordend, waardoor informatie snel en efficiënt kan worden opgevraagd. Een voorbeeld is het toewijzen van documenten aan een bepaalde zaak, een bepaalde klant of een bepaald project. Bijkomend voordeel is dat documenten op deze manier gemakkelijk in een bepaalde context bekeken kunnen worden en dat het archiefbeheer binnen de documentstructuur significant wordt vergemakkelijkt.

 

Documenten uit externe bronnen classificeren

Een aparte tak van sport is het classificeren van documenten uit externe bronnen. Deze vereisen vaak nog veel handmatige handelingen. Ten eerste omdat deze documenten een zeer grote variëteit kennen, bijvoorbeeld op het gebied van opmaak en terminologie. Ten tweede omdat de inkomende documenten qua uiterlijk en inhoud aan verandering onderhevig zijn, bijvoorbeeld doordat organisaties fuseren of omdat een bestaande regeling door een nieuwe organisatie wordt uitgevoerd. Deze handmatige acties maken van het classificeren van documenten uit externe bronnen een tijdrovend, duur en foutgevoelig proces. Hyarchis DMS brengt hier nu verandering in, door het classificeren van documenten uit externe bronnen te automatiseren.

 

Automatische document classificatie met Hyarchis DMS

Hyarchis is reeds in 2005 begonnen met het testen van automatische document classificatie. Omdat de bestaande systemen op dit gebied tekortkomingen hadden, zoals bijvoorbeeld ondersteuning voor een beperkt aantal variëteiten van documenten, is besloten om binnen Hyarchis een eigen Proof of Concept te ontwikkelen. Hierbij is expliciet gekozen om af te wijken van bestaande technieken en is besloten om eigen technieken en logica te ontwikkelen. Dit heeft geresulteerd in intelligente logica die niet alleen geschikt is om documenten te classificeren, maar die tevens gegevens uit geanalyseerde documenten kan vergelijken met reeds bestaande gegevens, om de gevonden gegevens en de bijbehorende classificatie op deze manier te verifiëren.

 

Toepassingen van automatische document classificatie

Met behulp van automatische document classificatie wordt het mogelijk om zeer grote verzamelingen van documenten op kostenefficiënte wijze te analyseren en te classificeren. Tijdens een project van automatische document classificatie binnen Hyarchis DMS hebben wij bijvoorbeeld 3 miljoen documenten geanalyseerd (13 miljoen pagina’s) en getoetst aan de hand van gegevens uit externe klantsystemen. Een dergelijk proces zou onmogelijk kostenefficiënt uitgevoerd kunnen worden met behulp van mankracht. Automatische document classificatie met Hyarchis DMS is bovendien niet alleen geschikt voor classificatie, maar is bijvoorbeeld ook zeer geschikt om verloren gewaande data terug te vinden binnen een dataset of om de bestaande classificatie binnen een documentstructuur te verifiëren.

Bent u geïnteresseerd in document classificatie en ons Document Management Systeem? Neem dan gerust even contact met ons op en vraag naar de mogelijkheden voor uw organisatie!

 
 
Vrijblijvend contact over document classificatie

Stel uw vraag

*
*
*
Uw vraag