Stater: stille kracht in de hypotheekmarkt

Stater hyarchis

De meeste mensen die een hypothecaire lening afsluiten via een bank of geldverstrekker weten niet dat er achter dit proces een hele belangrijke speler zit: de partij die de administratieve verwerking, de afhandeling en het beheer van de lening verzorgt. Stater is zo’n dienstverlener die zelf niet in de picture staat, maar wél voor maar liefst 35 geldverstrekkers deze verantwoordelijkheid op zich neemt. Stater is de grootste hypotheek serviceprovider van Nederland met een marktaandeel van 40%. Het bedrijf heeft ruim 1.3 miljoen leningen in haar systemen; een imposant aantal. Al ruim 15 jaar wordt Hyarchis Document Management, nauw gekoppeld aan Staters eigen applicaties, ingezet voor het beheren van alle portefeuilles van de geldverstrekkers.

Corina Berkel, Manager Operations en onder andere verantwoordelijk voor het team Document Management, geeft aan: “Werken zonder Hyarchis is ondenkbaar. Zo ongeveer alle werkzaamheden bij Stater hebben te maken met documenten. Van het bewerken van documenten tot het raadplegen ervan. Uiteraard zijn de eigen mid- en backoffice applicaties net zo vitaal als het document management, maar een dag zonder deze systemen is ondenkbaar voor de ruim 500 medewerkers van de operatie. Door de nauwe samenwerking met Hyarchis door de jaren heen, zijn zowel systemen, processen als mensen goed op elkaar afgestemd en dat maakt het werken met Hyarchis zo prettig.”

Document Management in het hart van de operatie

Het team Document Management is het hart van de operatie. Alle documenten komen hier binnen. De fysiek ontvangen documenten worden hier gescand en geïndexeerd, zodat de overige afdelingen er direct mee aan de slag kunnen. In veel gevallen worden documenten zelfs al automatisch geïndexeerd, waardoor ze direct in de juiste werkbak worden geplaatst. Alleen wanneer bijvoorbeeld een leningnummer niet goed leesbaar is, wordt nog handmatig geïndexeerd. Het systeem doet in dit geval een voorstel en de medewerker beoordeelt of dit juist is of niet. Hyarchis is duidelijk meer dan alleen een archiefsysteem, want het verzorgt ook de werkstromen binnen de operatie. Hyarchis maakt een werkverdeling op basis van de indexering. Dit is een hele klus met 25.000 documenten per week.

Wanneer een medewerker in de Stater-applicatie een taak opent, bijvoorbeeld een bouwdepot, worden de bijbehorende documenten direct vanuit Hyarchis geopend. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een declaratie in de vorm van Gamma bonnen. De medewerker kan de declaratie beoordelen en een fiat geven. Voor Stater is een meer ogen principe vereist. Ook dit principe ondersteunt Hyarchis met het Document Management systeem en de workflow capaciteiten.

Extern toegang tot Hyarchis

Niet alleen Stater medewerkers hebben toegang tot Hyarchis. Ook de geldverstrekkers hebben toegang tot de dossiers van hun klanten. Uiteraard is per geldverstrekker nauwkeurig ingesteld welke dossiers zichtbaar mogen zijn en welke moeten worden afgeschermd. Daarnaast is er datacommunicatie tussen de geldverstrekkers en Stater in het proces van hypotheekaanvragen via de HDN-koppeling. Hyarchis is nauw betrokken geweest in het ontwikkelen van deze interface die nu als standaard geldt in de markt.

Conversies

Hypotheekportefeuilles kennen de nodige verschuivingen. Dit betekent dat Stater inmiddels ook specialist is in conversies van portefeuilles van de ene geldverstrekker naar de andere. Door de jarenlange samenwerking met Hyarchis op dit gebied is er een conversie specialisme gegroeid. Hyarchis zorgt ervoor dat de honderdduizenden dossiers veilig, compleet en geruisloos van de ene naar de andere geldverstrekker worden geloodst. Dit betreft de reeds digitale dossiers.
Stater krijgt ook nog regelmatig verzoeken om nieuwe portefeuilles in beheer te nemen die papieren archieven aanleveren. Omdat Stater het streven heeft om papierloos te werken, worden de actieve dossiers gedigitaliseerd, zodat ze direct in Hyarchis Document Management opgeslagen kunnen worden.

Partnership voor de toekomst

Corina geeft aan dat er ook ruimte is voor groei van het partnership tussen Stater en Hyarchis. Zij ziet een steeds intensievere afstemming tussen Stater business en Hyarchis ontstaan om op die manier samen in een vroeg stadium digitaliseringsvraagstukken bij de kern aan te pakken en een klantgerichte oplossing te bedenken die voor zowel de consument als geldverstrekker aantrekkelijk is!