Van zoeken naar vinden: Syntrus Achmea Real Estate & Finance voert Hyarchis Document Management in

syntrus

Syntrus Achmea Real Estate & Finance is een gespecialiseerde vermogensbeheerder in vastgoed en hypotheken. De opdrachtgevers zijn Nederlandse pensioenfondsen, verzekeraars en charitatieve instellingen. Sinds jaar en dag is Syntrus Achmea RE&F bekend met Hyarchis Document Composition en sinds kort maakt de organisatie ook gebruik van het Hyarchis Document Management systeem (DMS). Aan het woord zijn director hypotheken Hugo Ouwehand en projectmanager Murat Uluşan.

Minder maatwerk, meer generiek

Syntrus Achmea RE&F beheert voor haar woonhypotheken- en zakelijke hypothekentak zo’n 5 miljoen documenten. De vorige maatwerk documentmanagementoplossing voldeed niet meer aan de eisen en was inflexibel geworden. Daarnaast had de organisatie sterk de wens om het maatwerk archiefsysteem te vervangen door standaard document management software die geschikt is om organisatiebreed in te zetten. Syntrus Achmea RE&F ging op zoek naar een minder complex systeem dat eenvoudig integreert met standaard (hypotheek)systemen. Daarnaast was het belangrijk dat de functionele en technische changes sneller doorgevoerd konden worden, bijvoorbeeld bij veranderende marktomstandigheden. “We hebben diverse partijen uitgenodigd voor een demo”, vertelt Murat Uluşan. “Dat waren partijen van groot en internationaal, tot klein en lokaal. Het viel op dat er tussen de verschillende partijen op functioneel gebied geen grote verschillen waren.”

Culturele fit met Hyarchis

Hugo Ouwehand vult aan: “Tijdens het selectietraject keken we uiteraard naar de functionaliteiten en de prijsstelling, maar misschien nog wel belangrijker, naar de culturele fit. Dat is dan ook één van de redenen om te kiezen voor Hyarchis. Het is een Nederlandse middelgrote organisatie. Ook wij zijn middelgroot in het vermogensbeheer. Dat voelt goed, we kregen bij Hyarchis niet het idee dat we een kleine klant zouden worden. Daarnaast bood Hyarchis een mooie generieke oplossing met de juiste functionaliteiten en een goede prijsstelling. Tenslotte is het systeem in staat om naadloos te integreren met andere applicaties. Voor ons belangrijk, omdat de aanschaf van een nieuw DMS onderdeel is van een breder digitaliseringstraject.”

Succesvol implementatietraject

“Ondanks het feit dat Hyarchis een goede bekende van ons is, hebben we toch een pilot laten uitvoeren. De resultaten hiervan voldeden aan onze verwachtingen. We keken dan ook vol vertrouwen uit naar het implementatietraject. Dit traject heeft ongeveer twee maanden geduurd en is naar wens verlopen. Ook daarin zie je dat het loont om met een Nederlands bedrijf te werken. Er heerst eenzelfde cultuur, de technologie is beproefd en we kunnen snel schakelen. Dat levert een dynamische samenwerking op”, aldus Murat Uluşan. Hugo Ouwehand: “Wat mij op de dag van de livegang vooral opviel, was dat ik alleen maar blije gezichten zag. Alles werkte, het was snel, er was geen downtime. Wat hieraan ook heeft bijgedragen, is het feit dat we de gebruikersgroep van begin af aan hebben betrokken. Dat gaf veel rust op de afdeling.”

Tijdbesparing door het DMS van Hyarchis

Het DMS is nu al een aantal weken in gebruik met een eerste groep van 40 gebruikers. Hugo Ouwehand: “De bedoeling is dat we het organisatiebreed gaan uitrollen. Dat betekent dat we straks zo’n 400 gebruikers krijgen. We zien dat we een flexibel en gebruiksvriendelijk systeem hebben nu. Het werkt erg prettig, onze medewerkers geven het een dikke 8. Dit oordeel is mede gebaseerd op de tijdbesparing dat het DMS van Hyarchis ons oplevert. Bij de ontvangst van stukken voor een nieuwe hypotheekaanvraag worden direct vanuit de scanner en e-mail documenten aan een dossier toegekend. Daarbij worden documenten die horen bij bestaande dossiers sneller verwerkt. Tel daarbij op dat dossiers en documenten eenvoudiger – en dus sneller – terug te vinden zijn. Ik zeg weleens: we zijn van ‘zoeken’ naar ‘vinden’ gegaan. De juiste informatie hebben we nu direct voorhanden. Onze dienstverlening is verbeterd.”

Vooruitblikken

Murat Uluşan: “De volgende stap die we willen zetten is het verder uitrollen van het Hyarchis DMS. Nu is het geïmplementeerd in het zakelijke hypothekendomein. In de loop van dit jaar zullen daar alle domeinen aansluiten, waaronder Woninghypotheken, Internationaal Vastgoed, Midoffice Direct Vastgoed, Investor Relations, Business Control en Cashmanagement Reporting Finance. We kijken ernaar uit dat straks nog meer mensen kunnen werken met het flexibele DMS. Hugo Ouwehand sluit het verhaal af: “Hoe meer blije gezichten, hoe beter.”