Wehkamp kan met Hyarchis Document Composition het hoge documentvolume aan

wehkamp

Rekeningoverzichten, facturen en brieven worden eenvoudig en efficiënt opgesteld, beheerd en gepersonaliseerd

Bij de groei van een e-commercebedrijf komt meer kijken dan simpelweg ‘meer verkopen’. Meer klanten betekent ook meer transacties, meer facturen, meer rekeningoverzichten en meer brieven verzenden. Hierdoor komen bestaande processen en systemen onder druk te staan. Dan rijst de vraag: kunnen de huidige ICT-systemen mee met de groei? Wehkamp kwam voor dezelfde vraag te staan.

Iedereen die wel eens iets heeft besteld bij Wehkamp, kent de ‘Mijn Wehkamp’ omgeving. In deze omgeving kan de klant onder andere haar aankoopgeschiedenis bekijken en rekeningoverzichten en openstaande facturen inzien. Met het succes van Wehkamp rees het documentvolume de pan uit. Niet alleen het aantal digitale documenten in de mijn-omgeving, maar ook het aantal geprinte documenten die met de post worden verstuurd. Lacent, zustermaatschappij van Wehkamp voor de financiële afhandeling van aankopen, is verantwoordelijk voor het ontwikkelen en beheren van de financiële producten bij Wehkamp en stelt dus ook een groot deel van deze documenttemplates op. Naast het stijgende volume, werden de documenten tevens complexer. Hierdoor nam de algehele gebruiksvriendelijkheid af. Templates moesten vaak handmatig worden aangepast en door de ingewikkelde interface was dat een tijdrovende opgave. Toen de document composition softwareleverancier werd overgenomen door een andere partij, hakte Wehkamp de knoop door: het was tijd voor een nieuw document composition systeem.

Op zoek naar een partner

In april 2016 begon Wehkamp haar zoektocht naar een nieuwe leverancier. Na een uitgebreid selectietraject, bleven er vier partijen in de race. Tijdens dit traject werd er gefocust op een aantal specifieke eisen. Zo moest de oplossing gebruiksvriendelijk zijn en het grote volume aan documenten aankunnen. Uiteindelijk viel het oog op Hyarchis. Hyarchis, voor Wehkamp geen onbekende als leverancier van hun document management systeem, bleek uiteindelijk de juiste partner om het vernieuwingspad mee te betreden. Hyarchis beloofde snelle implementatie, is net als Wehkamp pragmatisch ingesteld en er was direct een klik. Daarnaast biedt Hyarchis een interface die is gebaseerd op Office Word, wat de gebruiksvriendelijkheid en de leercurve ten goede komt. In het najaar van 2016 begonnen Wehkamp en Hyarchis samen aan de implementatie.

Grote volumes

Na een aantal tests met HDC werden de uitdagingen het hoofd geboden. Luuk Mulder, projectleider bij Wehkamp: “Het was geruststellend dat Hyarchis het grote volume direct aankon. Hierdoor konden we ons focussen op andere belangrijke zaken, zoals het opnieuw inrichten van alle rekeningoverzichten, facturen en brieven. Dit is een complexe taak, aangezien ieder document veel verschillende regels bevat met bijvoorbeeld uitzonderingen. Dagelijks printen we tienduizenden documenten en we verwerken er nog veel meer online.”

Alle documenten moesten worden overgezet van het formaat van de oude softwareleverancier, naar het nieuwe formaat van Hyarchis. Tijdens dit proces heeft Wehkamp direct het bestand met templates op kunnen schonen. “Tijdens het migratieproject ondersteunde Benny van den Heuvel, senior consultant bij Hyarchis, ons team intern”, vervolgt Luuk zijn verhaal. “Ik ben zeer tevreden over de samenwerking met Hyarchis, en in het bijzonder over Benny. De service was uitmuntend en de implementatie verliep vlekkeloos.”

Eindsprint

Eind december stond de software van Hyarchis, getest en wel, in de startblokken. Helga Beltman, communicatiespecialist bij Lacent: “De daadwerkelijke overgang van het oude naar het nieuwe systeem was binnen een dag geregeld. Zonder problemen kwamen vanaf het afgesproken moment alle nieuwe facturen direct binnen in ons nieuwe systeem. Een gebruiksvriendelijk en intuïtief document composition systeem stond hoog op mijn wensenlijst. Een groot voordeel aan HDC is de herkenbaarheid van de op Office gebaseerde interface, hierdoor voelt het direct vertrouwd. Ik heb twee trainingen gevolgd van Benny, beiden van een halve dag, en ben nu al op de hoogte van alle ins en outs. Als ik tegen een probleem aanloop, kom ik er negen van de tien keer zelf uit. Het systeem werkt heel intuïtief. Waar ik met het vorige systeem een halve dag kwijt was aan het aanpassen van een brief, doe ik dit nu in een klein half uurtje.”

Samen vooruit

In januari is het nieuwe systeem live gegaan, waarmee Wehkamp nu profiteert van een efficiënt en gebruiksvriendelijk document composition systeem. Ook de performance is goed en het versiebeheer eenvoudig. Tot slot zijn alle documenten nu ook gebaseerd op de nieuwe Wehkamp-huisstijl en geniet de klant van een moderne en overzichtelijke layout, van zowel de rekenoverzichten als de facturen. “Een traject om met een goed gevoel op terug te kijken”, besluit Luuk het verhaal. “De software van Hyarchis smaakt naar meer. Wie weet wordt ons partnership in de toekomst verder uitgebreid.”