Output management

Output Management | Hyarchis automatiseert datastromen

Jaren geleden spraken IT-afdelingen over ‘output’ die applicaties leverden. Daarmee werd document output bedoeld; toen nog vaak printopdrachten die naar een printer of een printhuis werden gestuurd. Deze documenten waren volledig geprogrammeerd binnen de applicatie, zoals een verzekeringsapplicatie, waar vervolgens op basis van polishoudergegevens een document werd geproduceerd.

Er werden batches verzameld om voor zoveel mogelijk personen dezelfde documenten in één keer te produceren. Een brief moest daarom soms een tijdje wachten, tot de batch gedraaid werd. On demand productie van enkele documenten was namelijk nog niet ingevoerd. Laat staan dat ook correspondentie die kenniswerkers op hun werkplek maakten, ondersteund werd door dezelfde software inclusief dezelfde templates, huisstijl en tekstblokken.

Het belang van optimaal output management

U kunt zich voorstellen dat de bovenstaande wijze van output management niet meer in deze tijd past. De klant verwacht vandaag direct antwoord en verwacht overal en altijd geïnformeerd te worden. Effectieve en efficiënte communicatie is essentieel om een consistent hoog serviceniveau te kunnen garanderen. Met behulp van de oplossing die Hyarchis biedt op het gebied van output management, sluit u wel aan bij de verwachtingen en belevingswereld van uw klant.

Wij zorgen er bovendien voor dat uw documentstromen (zowel de verdeling als de opslag van uw documenten) zoveel mogelijk geautomatiseerd worden, terwijl u en uw klant zelf keuze hebben via welke kanalen dit gebeurt. Want output staat allang niet meer gelijk aan printbestanden. Naast een fysiek document is er nu bijvoorbeeld keuze uit een e-mail, een app-bericht of publicatie op een webportal inclusief het verzenden van een notificatie naar de klant.

Gebruik bestaande klantdata

Hyarchis Document Composition (HDC) gebruikt met behulp van webservices klantgegevens en data uit uw bestaande systemen. Denk hierbij aan uw CRM-systeem of uw polis-, pensioen- of hypotheekadministratie. Het bewerken en beheren van de benodigde logica, de templatestructuren én alle tekstblokken en stijlelementen regelt u in HDC. Dit werk is na een korte training zo eenvoudig, dat uw organisatie zelf grip heeft op de klantcommunicatie! Er is daarmee geen continue inhuur van externe consultants of een IT-medewerker intern meer benodigd.

Van output management naar communication management

Hyarchis zorgt ervoor dat u uw communicatie zélf kunt aansturen, zélf de time to market van uw communicatie bepaalt en daarmee uw klanten optimaal kunt bedienen. Doordat het samenstellen van de documenten bovendien grotendeels geautomatiseerd is, voorkomt u fouten en beperkt u de imagoschade en mogelijke schadeclaims die hiermee gepaard gaan.

U zult bovendien merken dat u een beter rendement behaalt. Omdat u de kosten verlaagt, terwijl de effectiviteit van uw communicatie alleen maar toeneemt. De techniek verdwijnt naar de achtergrond, terwijl de boodschap alle aandacht krijgt die deze verdient. Op een correcte, persoonlijke wijze en conform huisstijl en regelgeving communiceren met klanten, partners, cliënten en burgers was nog nooit zo makkelijk!

Alle voordelen op een rij:

  • Sneller communiceren dan voorheen
  • Kortere time to market van nieuwe diensten, producten en labels
  • Persoonlijk communiceren onder alle omstandigheden
  • Verlaging van het foutpercentage en verlaging van call center kosten
  • Aanzienlijke kosten- en tijdbesparing
  • Beter rendement dankzij lagere kosten
  • Niet langer afhankelijk van IT, flexibiliteit van de line of business

Vrijblijvend contact over output management

Stel uw vraag

*
*
*
Uw vraag