Wat is DMS-software en wat zijn de voordelen voor de financiële sector?

De financiële sector is complex. Hoge innovatiegraad, fluctuerende toetredingsdrempels en een sterke toepassing van (AI-)technologie zorgen ervoor dat deze sector vaak voorop loopt op technologisch gebied. Groei op deze schaal heeft echter ook nadelen, vooral als het gaat om gegevensbeheer en bedrijfsarchieven. Dit is waar DMS-software in beeld komt.

De gemiddelde financiële instelling moet een duizelingwekkende hoeveelheid klantgegevens beheren: van hypotheekdossiers tot leningsovereenkomsten en van klantdocumenten tot gespreksafschriften. Meer dan 90% van de data in de wereld is in de afgelopen drie jaar geproduceerd, dus het is geen verrassing dat de hoeveelheid verzamelde klant- en gebruikersgegevens evenredig groeit. Ook groeien de wereldwijde behoeften aan gegevensopslag.

Tegenwoordig worden archiefkasten nog steeds gebruikt, maar ze zijn wel grotendeels vervangen door document management systemen, vaak afgekort tot DMS. Deze verschuiving vond echter pas plaats in de jaren 80. Tot die tijd waren archiefkasten de norm en waren ze een onvermijdelijk onderdeel van elk kantoor. Zoals vaak het geval is met technologische ontwikkelingen zorgde de snelle groei van computercapaciteit in de jaren 80 en de decennia daarna geleidelijk ervoor dat er geen behoefte meer was aan fysieke opslageenheden, die plaats maakten voor online, digitale documentbeheersoftware.

DMS-softwareoplossingen van vandaag

In 2021 zijn document management systemen heel anders dan vroeger. DMS-software zijn nu krachtige, technologisch geavanceerde systemen die efficiënt en in toenemende mate in de cloud werken. Cloudgebaseerde documentbeheersystemen zijn de volgende stap in de evolutie van DMS, maar de toepassing verloopt traag gezien het lage aantal gekwalificeerde cloudgebaseerde DMS-leveranciers.

Voordat we de details van documentbeheersystemen bespreken, zullen we eerst uitleggen wat dergelijke systemen in wezen zijn. In wezen is een documentbeheersysteem een soort digitaal softwaresysteem waarmee de gebruiker elektronische documenten en afbeeldingen van die documenten kan opslaan, volgen en beheren. Aanvankelijk werd DMS-software ontworpen om papieren documenten om te zetten in digitale versies. Dankzij technologische vooruitgang en ontwikkelingen kunnen documentbeheersystemen tegenwoordig voor veel dingen worden gebruikt: van het volgen en distribueren van documenten tot het beheren van talloze processen, zoals workflows en uitvoersystemen.

Soorten DMS-software

We maken onderscheid tussen verschillende soorten document management systemen:

• Contentbeheersystemen: Deze DMS-software beheert alle soorten content die relevant zijn voor uw bedrijfsprocessen. Dergelijke systemen maken het gemakkelijk om websites te beheren en te vullen. Het beste voorbeeld hiervan is WordPress.
• Dossierbeheersystemen: Dit soort systemen worden het meest gebruikt door medische professionals, met als voornaamste doel het opslaan van gevoelige medische dossiers.
• Digitale bestandssystemen: Dit type documentbeheersysteem wordt het vaakst gebruikt door bedrijven die hun papieren documenten digitaliseren. De gebruiker kan met deze software van papier afkomstige tekst of afbeeldingen opslaan door een digitale scan ervan te maken.
• Cloudgebaseerde systemen: Deze categorie DMS-software is waarschijnlijk de meest geavanceerde. Het systeem is cloudgebaseerd, wat betekent dat alles in een cloudomgeving wordt opgeslagen. Cloudgebaseerde DMS-oplossingen zorgen voor enorme hoeveelheden opslagruimte, verhoogde veiligheid bij netwerkstoringen en onbeperkte gebruikerstoegankelijkheid. Een voorbeeld van een cloudgebaseerd documentbeheersysteem is het Hyarchis Document Management-systeem (HDM).
• On-premise systemen: Deze systemen worden ook wel documentbeheersystemen op locatie genoemd. De DMS-software wordt privé gehost op een server op bedrijfsterrein. Dit stelt uw bedrijf in staat om als enige verantwoordelijk te zijn voor het beheer en de beveiliging van het DMS-netwerk.

Operationele efficiëntie en DMS-functionaliteit

De volgende stap is het definiëren van een ‘goed’ documentbeheersysteem. Iedereen heeft natuurlijk zijn eigen voorkeur, dus het is onmogelijk om te zeggen hoe een goed of minder goed documentbeheersysteem eruit ziet. Sommige functies zijn echter aantoonbaar van belang voor DMS-software die aan de operationele vereisten voldoet.

Belangrijkste DMS-softwarefuncties

• Versiebeheer. Versiebeheer stelt gebruikers in staat om wijzigingen in een document in de DMS-software te volgen en te beheren. Het zorgt ervoor dat nieuwe bewerkingen worden bijgehouden en opgeslagen terwijl oude documentversies worden gearchiveerd.
• Integratie. Tegenwoordig moeten DMS-oplossingen de integratie met andere zakelijke software en tools, zoals de Office Suite, ondersteunen. Een functioneel DMS moet echter ook integreren met ERP-databases.
• Naleving van de regelgeving. Het verwerken of opslaan van gevoelige documenten moet gebeuren in overeenstemming met de relevante wetgeving. Een effectieve DMS-oplossing maakt dit mogelijk.
• Schaalbaarheid. Naarmate uw bedrijf groeit, zullen ook de eisen die worden gesteld aan de door u gekozen DMS-software hoger worden. Door een DMS-systeem met schaalbaarheid te kiezen, kunt u latere problemen met documentmigratie voorkomen.
• Gegevensbeveiliging. Inbreuken of gebrekkige opslag kunnen rampzalige gevolgen hebben voor bedrijven. Het kiezen van software met sterke beveiligingsprotocollen is daarom van het grootste belang.
• Bruikbaarheid. Het lijkt misschien vanzelfsprekend, maar DMS-software moet eenvoudig te gebruiken zijn en perfect werken. Als werknemers te maken hebben met een systeem dat ze niet kunnen gebruiken, zal het werk stagneren of zelfs helemaal stoppen.
• Samenwerking. De DMS-oplossing die u kiest, moet (online) samenwerking gemakkelijk maken. Een goede DMS-oplossing moet daarom opties bevatten zoals live bewerken, plug-ins en bestanden delen.
• Scannen. Als basisfunctie zou elke DMS-oplossing de mogelijkheid moeten hebben om elk fysiek document van uw bedrijf te scannen. Hierna kan het document worden opgeslagen als een DOC-, PDF- of JPG-bestand.
• Archiveren. De beste DMS is vaak het systeem dat automatisch bestanden kan archiveren binnen een bepaalde periode.
• Beheer van inventaris: Multifunctionele DMS-oplossingen moeten u kunnen helpen bij het vervangen en volgen van bedrijfsinventaris.

Hoewel er tegenwoordig een verscheidenheid aan DMS-software beschikbaar is, zijn er maar weinig tools voor alle doeleinden die zijn ontworpen voor operationele efficiëntie. Toch profiteren de meeste sectoren van het gebruik van dergelijke systemen. Eén sector heeft echter meer baat bij documentbeheersystemen dan de meeste andere: de financiële sector.

DMS-software in de financiële sector

Financiële instellingen hebben te maken met een aantal van de meest gevoelige klantgegevens. Deze organisaties vertrouwen vaak op financiële software voor hun verschillende bedrijfsprocessen. De systemen die hiervoor worden gebruikt, zijn zelden ontworpen om alle soorten gegevens te beheren. Daarom gebruiken de meeste financiële instellingen ook een vorm van DMS-software.

Hoe kan een moderne financiële instelling  profiteren van een krachtige DMS? Het is niet verwonderlijk dat de redenen veel overeenkomsten vertonen met de voordelen voor andere sectoren die geavanceerde DMS-oplossingen gebruiken. De impact is echter aantoonbaar groter gezien het financiële aspect van deze documenten.

Allereerst verbeteren geavanceerde documentbeheersystemen de beveiliging. Dit is vooral het geval als het gaat om cloudgebaseerde, ISO-gecertificeerde DMS-leveranciers. Verbeterde beveiligingsmaatregelen dragen bij aan een betere beveiliging van gegevens en geven bedrijven meer gemoedsrust. Het gebruik van DMS-software maakt ook een effectievere informatie-uitwisseling mogelijk. Door de enorme hoeveelheid documenten die in het bezit zijn van veel financiële instellingen kunnen dingen zeer snel verloren raken, verkeerd begrepen worden of ingewikkeld worden. Gecentraliseerde, volledig uitgeruste DMS-software kan helpen om het delen van bestanden en documenten te beheren en de auditspoor overzichtelijker te maken.

Moderne DMS-oplossingen zouden de relevante afdelingen ook geavanceerde zoekfunctionaliteit moeten bieden. Dergelijke oplossingen slaan documenten en gegevens zodanig op dat gedigitaliseerde archieven volledig doorzoekbaar worden, waardoor de spreekwoordelijke speld in een hooiberg gemakkelijker dan ooit te vinden is. Bovendien worden metagegevens automatisch opgeslagen. Mobiele toegang is een bijkomend voordeel van de moderne DMS-software. Gebruikers hebben altijd en overal toegang tot documenten en archieven en kunnen genieten van een consistente DMS-gebruikerservaring. Veel moderne DMS-oplossingen bieden ondersteuning bij taakbeheer. De moderne financiële werker moet dagelijks een overvloed aan taken uitvoeren, dus geautomatiseerd taakbeheer en waarschuwingen kunnen van onmetelijke waarde zijn.

Het waarborgen van de naleving van regelgeving is een belangrijke onderscheidende factor tussen de gemiddelde DMS-software en de moderne, geavanceerde software. De meest effectieve DMS-systemen zijn de systemen die gebruikers helpen om te blijven voldoen aan alle relevante regelgeving, waardoor nalevingsbeheer niet langer een uitdaging is.

Hyarchis

Gezien onze uitgebreide geschiedenis in het ontwikkelen van geavanceerde DMS-oplossingen krijgen we veel vragen over optimale praktijken. Als u meer wilt weten over het werken met een DMS of als u meer informatie wilt over ons Hyarchis Document Management-systeem, dan kunt u gerust contact met ons opnemen. Als u eerst wat onderzoek wilt doen, bekijk dan gerust onze Hyarchis Document Management-video.