Cloudgebaseerde dms-oplossingen - wat is het? - Hyarchis
Een persoon op de foto gebruikt geen cloudgebaseerde dms-oplossingen.
blog

Een cloudgebaseerd DMS staat garant voor dataveiligheid en naleving van regelgeving

Gepubliceerd 2021-02-25
byHyarchis

Nog niet zo lang geleden hebben we uitgelegd wat documentbeheersystemen zijn en hoe ze zouden moeten werken. Daarbij hebben we toen ook kort stilgestaan bij cloudgebaseerde DMS-oplossingen en wat het verschil is met on-premise systemen. In deze blog gaan we dieper in op cloudgebaseerde systemen en bespreken we de voordelen van deze systemen ten opzichte van systemen op locatie.

Wat is een documentbeheersysteem?

Voordat we van start gaan, eerst een korte samenvatting van de vorige blog:

Wat is een documentbeheersysteem?

Een documentbeheersysteem is digitale software waarmee de gebruiker elektronische documenten en afbeeldingen van documenten kan opslaan, volgen en beheren. De huidige DMS-oplossingen zijn vaak full-service tools die voor veel meer dingen kunnen worden gebruikt, zoals het beheren van talloze processen en het volgen en distribueren van documenten.

Welke soorten DMS-software zijn er?

We maken onderscheid tussen vijf verschillende soorten: contentbeheersystemen, dossierbeheersystemen, digitale bestandssystemen, cloudgebaseerde systemen en on-premise systemen (documentbeheersystemen op locatie).

Over welke functies moeten DMS-oplossingen beschikken?

Dat varieert per systeem, maar een krachtige DMS-oplossing moet de volgende functies ondersteunen:

  1. Versiebeheer
  2. Integratie
  3. Naleving van de regelgeving
  4. Schaalbaarheid
  5. Gegevensbeveiliging
  6. Bruikbaarheid
  7. Samenwerking
  8. Scannen
  9. Archiveren
  10. Beheer van inventaris (rollen en rechten)

Documenten in de cloud beheren

Cloudgebaseerde systemen zijn de meest geavanceerde documentbeheersystemen. Hoewel deze systemen nog maar relatief kort bestaan, zien we dat steeds meer bedrijven hierop overstappen. Wereldwijd kiezen zowel grote als kleine ondernemingen voor cloudgebaseerde DMS-software, omdat de voordelen hiervan steeds meer opwegen tegen de kosten van de overstap. Dichter bij huis zien we dezelfde trend bij onze eigen klanten. Naarmate we ons cloudgebaseerde Hyarchis Document Management-systeem steeds verder optimaliseren, geven steeds meer klanten – zoals De Hypotheker – de voorkeur aan deze versie boven ons on-premise documentbeheersysteem. Er zijn meerdere drijfveren voor deze verschuiving van on-premise naar de cloud.

Kosten en ruimte besparen

Er zijn verschillende redenen voor deze toenemende voorkeur voor cloudgebaseerde oplossingen. Een van de meest direct zichtbare voordelen is kostenbesparing. Met een cloudgebaseerd documentbeheersysteem zijn er geen on-premise computers, servers en externe geheugens voor documentopslag meer nodig. Daarnaast maakt een dergelijk systeem traditionele documentopslag (lees: archiefkasten) overbodig, aangezien alle opslag op de opslagservers van de provider wordt gehost. Cloudgebaseerde DMS-oplossingen kosten de gebruiker geen ruimte, omdat er geen fysieke (digitale of traditionele) opslag nodig is.

Schaalbaarheid, efficiëntie, minder onderhoud

Cloudgebaseerde documentbeheersystemen verhogen de efficiëntie. Het zijn vaak turnkey oplossingen, waarvoor gebruikers zich alleen hoeven aan te melden en waarvoor ze betalen. Hierdoor is het niet langer nodig om een in-house documentbeheersysteem op te zetten. Dit levert vooral voor MKB’ers een enorme tijdbesparing op. Cloudgebaseerde documentbeheersystemen zijn ook beter schaalbaar dan traditionele of digitale on-premise alternatieven. Naarmate een bedrijf groeit en de omzet stijgt, zullen er waarschijnlijk hogere kosten worden gemaakt. Een groeiend klantenbestand vraagt om een grotere capaciteit van de apparatuur. Wanneer die groei meer onderhoud en on-premise apparatuur vereist, dan kunnen deze hogere kosten het effect van de hogere omzet snel tenietdoen. Cloudgebaseerde DMS-oplossingen kunnen dit voorkomen.

Productiviteitsboost

Een van de meest indrukwekkende voordelen van een overstap naar een cloudgebaseerd documentbeheersysteem is de productiviteitsstijging die een dergelijk systeem mogelijk maakt. Met een documentmanagementsysteem in de cloud hebben gebruikers altijd en overal toegang tot documenten. Daarnaast kunnen medewerkers sneller en resultaatgerichter samenwerken doordat werkprocessen efficiënter worden georganiseerd. Dit levert weer tijdswinst op, waardoor medewerkers meer tijd kunnen besteden aan andere bedrijfskritische taken.

De kosten van inefficiënt databeheer

Een belangrijke reden om naar de cloud te migreren is dat cloudgebaseerde DMS-oplossingen voor een betere beveiliging van gegevens en documenten zorgen. Hier komen we straks op terug, maar eerst willen we stilstaan bij de vraag waarom gegevensbeveiliging zo’n cruciaal onderdeel in het hedendaagse bedrijfsleven is geworden.

De afgelopen jaren is er steeds meer regelgeving gekomen en dat is niet voor niets. Slecht databeheer kost de economie een fortuin en datalekken brengen onherstelbare schade toe aan de reputatie van bedrijven die hier het slachtoffer van worden. In 2015 werd voorspeld dat datalekken de wereldeconomie in 2019 maar liefst 2 biljoen dollar zouden gaan kosten. In 2019 werd bekendgemaakt dat die schatting zo’n 1 biljoen dollar te laag is geweest en dat de kosten uiteindelijk op 3 biljoen dollar zijn uitgekomen. Deze kosten zullen in 2024 naar schatting meer dan 5 biljoen dollar bedragen.

Naar de wereldeconomie kijken is één, maar de situatie is nog ernstiger wanneer we naar de impact op individuele bedrijven kijken. In 2020 bedroegen de gemiddelde kosten van een datalek 3,86 miljoen dollar, voor veel bedrijven een klein fortuin. Afgezien van het financiële verlies wordt het bedrijfsimago vaak aangetast en verliezen klanten het vertrouwen, wat niet altijd meer te herstellen is.

Waarom komen datalekken zo vaak voor?

Veel bedrijven hebben moeite om aan wet- en regelgeving (zoals de AVG) te voldoen. Deze wettelijke kaders zijn complex en al helemaal om daarbinnen te opereren. Dit is vooral het geval bij kleinere bedrijven die niet over de technologische infrastructuur beschikken om naleving vlot te laten verlopen. Doordat datalekken steeds vaker voorkomen, komen er steeds meer en strengere regels. Wanneer nieuwe regelgeving wordt toegevoegd, wordt naleving nog moeilijker voor organisaties en wordt een complexe cyclus in gang gezet. Gecombineerd met het feit dat bedrijven vaak reactief reageren op naleving van wet- en regelgeving en pas in actie komen na een lek, audit en/of boete, kunnen we stellen dat bedrijven databeheer kennelijk niet hoog op de agenda hebben staan.

Dit probleem heeft ernstige, verstrekkende gevolgen. Tussen 2008 en 2019 hebben financiële instellingen 36 miljard dollar aan boetes moeten betalen vanwege niet-naleving. Tegelijkertijd kost slecht databeheer de Amerikaanse economie jaarlijks naar schatting 3,1 biljoen dollar. Daarnaast verdwijnt er door slecht datamanagement jaarlijks naar schatting 2,1 biljoen dollar in de zakken van criminelen.

Cloudgebaseerd documentbeheer en gegevensbeveiliging

Als oplossing hebben veel bedrijven voor een cloudgebaseerd documentbeheersysteem gekozen om datarisico’s te minimaliseren. Cloudgebaseerde DMS-oplossingen, zoals Hyarchis Document Management, worden steeds vaker als documentbeheeroplossing gekozen; niet alleen vanwege de naleving van regelgeving en bovengenoemde financiële redenen, maar ook vanwege de gegevensbeveiliging die ze bieden.

Cloudgebaseerde documentbeheersystemen zijn aanzienlijk veiliger dan on-premise of digitale alternatieven. Ze zijn versleuteld en worden door defensieve algoritmen en firewalls beschermd. Daarnaast beschikken ze over redundantieprotocollen die ervoor zorgen dat er een back-up van gegevens wordt gemaakt in het geval van een ramp. Bovendien kunnen cloudgebaseerde documentmanagementsystemen helpen bij het beheren van door gebruikers gegenereerde risico’s. Sommige cloudgebaseerde DMS-oplossingen beschikken over toegangsbeheer en audit trail. Hiermee kunnen bedrijven het aantal gebruikers dat toegang heeft tot specifieke documenten of mappen beperken, zodat gevoelige gegevens alleen toegankelijk en zichtbaar zijn voor geautoriseerde medewerkers. Audit trail zorgt ervoor dat aanpassingen en wijzigingen in documenten worden bijgehouden. Daarnaast kunnen bedrijven met deze cloudgebaseerde systemen vaak ook specifieke en geautomatiseerde waarschuwingen instellen die aangeven wanneer er documentactiviteiten plaatsvinden.

Er is één functie waarmee enkele cloudgebaseerde documentbeheersystemen zich van andere onderscheiden: naleving van regelgeving. Deze cloudgebaseerde DMS-oplossingen beschikken meestal over functies met AI-functionaliteit die naleving van regelgeving waarborgen. Een voorbeeld hiervan is optische tekenherkenningstechnologie, of OCR. OCR is een op AI gebaseerde technologie die in enkele seconden documenten uit een archief kan scannen en gevoelige klantgegevens, die niet relevant zijn voor medewerkers, onleesbaar maakt. Andere voorbeelden zijn AI-tools die documenten kunnen rubriceren op documenttype, zodat klantendossiers op de juiste plek worden opgeslagen. Cloudgebaseerde documentbeheersystemen met AI-functionaliteit hebben veel functies, maar in de kern helpen ze bedrijven om tijd en geld te besparen en garanderen ze een volledig toegankelijk archief en naleving van regelgeving.

Hyarchis Document Management

Bij Hyarchis hebben we een geavanceerd, volledig cloudgebaseerd documentbeheersysteem met AI-functionaliteit ontwikkeld. Duizenden gebruikers en honderden bedrijven gebruiken HDM om hun klantgegevens en documenten te beheren. Hierbij staan naleving van regelgeving en maximalisatie van de waarde van data centraal.

Wilt u meer weten over HDM of documentbeheer? Aarzel dan niet om contact met ons op te nemen. Daarnaast organiseren we op 2 maart een webinar met Accountancy Gemak over hoe Hyarchis Document Management u kan ondersteunen met de naleving van de wet- en regelgeving. U kunt zich hiervoor gratis aanmelden, dus we hopen u daar te zien. Klik op deze link om u aan te melden.

Geschreven door
Hyarchis
Hyarchis
One Step Ahead

Meer interessante posts

Adriaan for RegTech Blog Post

Vandaag publiceren wij met trots ons nieuwste marktrapport ‘Regulatory Technology in de lift’. In het rapport zoomen we in op de impact van regulatory compliance en de steeds belangrijkere...

Lees verder
Regulatory Technology in de Lift – Webinar slide

Regulatory technology is booming! En dat is niet zomaar. Naar inschatting van de Nederlandse Vereniging van Banken wordt er jaarlijks meer dan € 1 miljard besteed aan regulatory compliance...

Lees verder
Een persoon schrijft over clouddiensten.

Om vandaag de dag een stap voor te blijven, moeten bedrijven technologie met open armen omarmen. Een afkeer van technologie is een recept voor mislukking. In feite zijn de bedrijven die het...

Lees verder

Blijf op de hoogte van het laatste nieuws rondom Hyarchis

Demo aanvragen

Gelieve uw voornaam in te voeren
Gelieve uw achternaam in te voeren
Verkeerd email adres
Voer de bedrijfsnaam in
Waar ligt uw interesse?
Please select atleast one interest
Regtech & Compliance
Operational Efficiency
Document Management
Voer het bericht in
In order to send message you have to accept our terms and conditions

Door dit formulier in te vullen, bevestigt u dat u akkoord gaat met de verwerking van uw persoonsgegevens zoals door Hyarchis is beschreven in het privacybeleid

Ik ben geen robot
Versturen