Syntrus | Achmea real estate & finance – GDPR compliance
Syntrus Achmea Real Estate & Finance (SARE&F) is een investment manager in vastgoed en hypotheken voor institutionele beleggers. Syntrus Achmea beheert ruim € 37 miljard aan belegd vermogen voor meer dan 70 klanten.
Case studyDe uitdaging
Syntrus Achmea SARE&F heeft een omvangrijk digitaal archief dat gedurende een tijdbestek van 50 jaar is gegroeid. In deze periode is wet- en regelgeving met grote regelmaat veranderd en dit heeft gevolgen voor het digitale archief. Wat enkele jaren geleden nog de gewoonste zaak van de wereld leek, namelijk het onbewerkt opslaan van een identiteitsbewijs, is na de introductie van de AVG niet langer mogelijk volgens een bindende uitspraak van het Klachteninstituut Financiële Dienstverlening (Kifid). Hoe verwijder je echter BSN nummers en pasfoto’s op honderdduizenden identiteitsbewijzen terwijl je deze ook nog eens voorziet van een watermerk? En hoe ga je hiermee om voor BSN nummers in ongestructureerde documenten zoals salarisstroken en werkgeversverklaringen?
De oplossing
Resultaat
In een tijdsbestek van 6 weken werden 70.000 hypotheekdossiers oftewel 1,5 miljoen documenten gescand op de aanwezigheid van een BSN nummer. Hierin werd er met een accuraatheid van 95% rond de 700.000 BSN nummers succesvol vervaagd. Bovendien werden pasfoto’s op identiteitsbewijzen vervaagd en de documenten voorzien van een watermerk conform de recente Kifid-uitspraak. Hiermee bespaarde SARE&F niet enkel een jaar aan handmatige inspanning en bijkomende kosten, maar heeft het tevens een schaalbaar model om legacy data ook in de toekomst compliant te houden.
6 weken doorlooptijd
95% accuraatheid
12 maanden tijdsbesparing
Testimonial
Martijn Groenewegen
Directeur IT bij Syntrus Achmea Real Estate & FinanceDe introductie van de AVG staat haaks op de bewaarplicht die wij als SARE&F altijd hebben nageleefd. Het verwijderen van BSN nummers klinkt eenvoudig, totdat je beseft dat ons digitale archief uit grote hoeveelheden ongestructureerde en niet-gecategoriseerde documenten bestaat. Dankzij GDPR Compliance konden wij snel, efficiënt en op een schaalbare manier aan onze wettelijke verplichtingen voldoen.