Er wordt vaak aangenomen dat het Know Your Customer-proces alleen interessant is voor financieel dienstverleners, maar niets is minder waar. Een zorgvuldige identiteitscheck van de klant is een wettelijke verplichting, terwijl het door de consument nog vaak als bemoeizuchtigheid wordt gezien. In dit artikel schrijven we over actuele trends, uitdagingen en oplossingen, zodat je KYC op verantwoorde wijze combineert met dataprotectie.
Know Your Customer (KYC) is voor financiële instellingen noodzakelijk, want anders kunnen ze niet voldoen aan de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) en de Europese witwasrichtlijn (AML). Naast dat het voldoen aan deze wetgeving noodzakelijk is, legt het ook de basis voor een seamless customer experience. “Met een diepgaande kennis van de klant deelt een organisatie steeds de juiste informatie op het juiste moment. Dat zorgt voor een prettige onboarding, een hoge klanttevredenheid en een sterke loyaliteit – en daarmee uiteindelijk voor succes”, aldus onze eigen Rudy van Haandel.
De ideale mix van compliance, privacy en klantervaring
Hyarchis is een internationaal opererende Fintech, die financiële dienstverleners ondersteunt met geavanceerde oplossingen op het gebied van regulatory compliance en operational efficiency. Het KYC-aanbod van Hyarchis stelt organisaties die onder andere actief zijn op het gebied van hypotheken, accountancy, banking en verzekeringen, in staat om te voldoen aan de actuele wet- en regelgeving. Hierdoor verbetert de klanttevredenheid en worden bedrijfsprocessen geoptimaliseerd.
“In essentie gaat de wet- en regelgeving rond KYC erom dat witwassen wordt voorkomen en dat geld niet wordt gebruikt voor terroristische doeleinden”, zegt Van Haandel over de actuele relevantie van het thema KYC. “Vanwege de grote impact die witwassen en terrorismefinanciering op de samenleving kunnen hebben, is er momenteel veel aandacht voor fraudebestrijding. Tegelijkertijd heeft de GDPR de privacy awareness vergroot. Niet alleen binnen organisaties, maar ook bij consumenten, die steeds meer op de hoogte zijn met de rechten en plichten op het gebied van dataprotectie.” Zo is er een bank naar aanleiding van een klacht bij KFID op de vingers getikt, voor het gebruik van het BSN voor (her)identificatie van de klant. De bank mag wel om een onbewerkte kopie van een paspoort vragen om de echtheid te onderzoeken, maar opslag van de kopie is in strijd met de AVG.
“De uitdaging voor organisaties is om een goede mix te maken tussen maatregelen voor compliance met anti-money laundering en voor privacy”, vat Van Haandel samen. “Ook de klantervaring is daarbij een aandachtspunt: een zeer uitgebreid en tijdrovend onderzoek kan ten koste gaan van een aangename gebruikservaring.”
De relevantie van een KYC-onderzoek
De poortwachtersfunctie is in toenemende mate belangrijk voor financiële dienstverleners. Een bank moet namelijk goed opletten, dat een verdacht persoon geen klant wordt en dat alle geldstromen volledig verantwoord zijn. “Een zorgvuldige identificatie, controle en monitoring van mensen die je toegang geeft tot je diensten en systemen, voorkomt dat de organisatie in verband wordt gebracht met economische criminaliteit, zoals witwassen, corruptie en fraude. Een krachtig Know Your Customer-proces vermindert daarmee de risico’s van reputatieschade en regelovertreding.”
Er zijn twee succesfactoren KYC-processen, namelijk: awareness van de voordelen voor organisaties die werk willen maken van KYC én de potentie van regulatory compliance software, die bijdraagt aan betrouwbare klantinformatie en naleving van de GDPR. “Een slim KYC-platform geeft je toegang tot verschillende betrouwbare datasets met achtergrondinformatie over ondernemingen en personen, zodat de relevante informatie snel wordt verzameld en de persoonsgegevens die je vanwege de AVG niet mag verwerken juist worden afgeschermd. Met de juiste software breng je vervolgens – geautomatiseerd en snel – via cross checks eventuele criminele activiteiten van ondernemingen en personen aan het licht.”
3 tips voor succes met KYC
“In de strijd tegen witwassen en terrorisme is sprake van een voortdurende ratrace tussen organisaties, criminelen en wetgevers”, signaleert Van Haandel. “Financiële dienstverleners vervullen hierin als poortwachters een belangrijke rol, en zijn met zaken zoals de governance van KYC-processen de koplopers in de markt. Daar kunnen andere sectoren veel van leren, bijvoorbeeld als het gaat om de balans tussen criminaliteitspreventie, klantgericht werken en dataprotectie.” Van Haandel heeft drie concrete tips voor een succesvolle inzet van KYC-processen:
- Maak allereerst het thema een integraal onderdeel van plannen voor digitale transformatie. Zorg dat KYC- en andere compliance-processen geen zaak van één afdeling worden. Je hebt draagvlak van het management en bestuur nodig om er serieus werk van te maken;
- Let daarnaast op dat je het wiel niet opnieuw gaat uitvinden. Elke organisatie is natuurlijk uniek, maar het gros van de werkprocessen is vanuit KYC-perspectief goed vergelijkbaar;
- Slimme technologie is daarbij geen luxe, maar een absolute noodzaak. Als je je klanten goed wilt bedienen, dan moet je de basis gewoon op orde hebben, ongeacht de sector waarin je opereert.
Geschreven door
