Als accountant weet je als geen ander hoe belangrijk het is om gegevens van nieuwe klanten netjes en volgens de regels op te vragen en op te slaan. De vraag is dan natuurlijk: hoe doe je dat zo efficiënt mogelijk?
Die vraag begrijpen we bij Hyarchis heel goed. Daarom introduceren we de KYC Audit Trail-functie in Hyarchis Comply. Daarmee krijgen accountantskantoren een duidelijk overzicht van alle benodigde documenten voor de onboarding van klanten. En later kan je die documenten blijven monitoren volgens de geldende wet- en regelgeving.
Wat de KYC Audit Trail?
De KYC Audit Trail-functie is ontworpen om complianceprocedures te vereenvoudigen en de onboarding van klanten te verbeteren. Je maakt een KYC Audit Dossier aan: een checklist waarop voor elke nieuwe klant staat welke documenten vereist zijn. Met deze gestructureerde aanpak minimaliseer je het risico dat essentiële informatie ontbreekt en vereenvoudig je het onboardingproces.
Zo ziet het proces eruit:
- Maak een nieuw klantaccount aan: Je begint met het maken van een nieuw klantaccount op het Compliance Manager-platform.
- KYC Audit Dossier wordt automatisch aangemaakt : Na het aanmaken van het account wordt het KYC Audit Dossier binnen het Document Manager-platform automatisch aangemaakt. Dit dossier bevat een checklist met benodigde documenten van je klanten.
- PEP- en sanctiechecks en andere controles: Gebruik onze Compliance Manager om PEP- en sanctiechecks uit te voeren, en andere verplichte controles. De resultaten worden automatisch opgeslagen als PDF in het Audit Dossier.
- Ontbrekende documenten opvragen: Ontbreekt er iets? Dan kan je je klant verzoeken om die informatie te uploaden naar het KYC Audit Trail Dossier – rechtstreeks vanuit Document Manager!
Statusindicatoren: Het monitoren van de status van de KYC Audit Trail wordt eenvoudig gemaakt met indicatoren:
- Groen : Is de indicator groen, dan weet je zeker dat alle vereiste documenten aanwezig zijn in de KYC Audit Trail en dat de PEP- en sanctiechecks met succes zijn doorlopen.
- Oranje : Een oranje indicator geeft aan dat de PEP- en sanctiechecks succesvol zijn doorlopen, maar dat nog niet alle documenten momenteel aanwezig zijn.
- Rood : Een duidelijk signaal dat actie van jouw kant noodzakelijk is. Het betekent dat niet alle checks zijn doorlopen, of dat er of dat er een issue is met een van de checks.
De belangrijkste voordelen
- Betere compliance: de KYC Audit Trail helpt je voldoen aan alle wet- en regelgeving, waardoor het risico op overtredingen kleiner wordt.
- Besparing van tijd en geld: Met de automatisering van het proces zijn er minder tijd en middelen nodig voor het onboarden en monitoren van klanten. Jij kan je concentreren op waardevollere taken.
- Werk nauwkeuriger: Automatisering minimaliseert de kans op menselijke fouten en beschermt zo de reputatie van je kantoor.
- Soepele onboarding: Doordat je makkelijker de nieuwe klant om documenten kan vragen, wordt het onboardingproces eenvoudiger, wat leidt tot een snellere acceptatie.
- Realtime zichtbaarheid: Indicatoren bieden direct inzicht in de compliancestatus van elke klant, waardoor snelle identificatie en oplossing van problemen mogelijk is.
Als je nog niet de volledige Hyarchis Comply-oplossing gebruikt, maar wel geïnteresseerd bent in de KYC Audit Trail, neem dan contact met ons op om te leren hoe deze functie de onboarding en monitoring kan vereenvoudigen.
